社員が出勤せず、電話にも出ない。
会社としては「辞めるつもりなのか」と考えがちですが、最初に確かめるべきなのは本人の安否です。
ここで慌てて退職扱いにしたり、連絡の記録を残さなかったりすると、あとで会社が説明に困ります。
連絡が取れなくなってから会社がまずやることを、順番に整理しました。
最初に考えるのは「辞めたかどうか」ではなく安否
連絡が取れない理由は、本人が辞めたがっているからとは限りません。自宅で倒れている、事故にあった、心身の不調で電話に出られないといったことも考えられます。
一人暮らしの社員や寮に住む社員は、周りに気づく人がいません。「様子を見よう」と数日待つ前に、次の連絡をすぐ始めましょう。
連絡は手段を重ね、すべて記録に残す
連絡は1つの手段で終わらせず、いくつか重ねます。
- 電話（会社の電話・担当者の業務用携帯から）
- SMS、メール
- 業務で使っているチャットやメッセージアプリ
連絡のたびに、日時・手段・相手・結果を記録します。着信履歴やメッセージの画面は、スクリーンショットで残しておきます。たとえば「11月5日9時30分、総務の◯◯が本人携帯に電話、応答なし、留守電に折り返しを依頼」のように書いておけば十分です。
この記録は、会社が連絡の努力を尽くしたことを示す材料になります。のちに退職や解雇の手続きに進む場合にも、警察や労働基準監督署に説明する場合にも使えます。
緊急連絡先・身元保証人に連絡する
本人とつながらないときは、入社時に届け出てもらった緊急連絡先や身元保証人に連絡します。
緊急連絡先に本人の状況を伝えることについて、個人情報の扱いを心配される方もいます。個人情報保護法では、人の生命・身体・財産の保護のために必要で、本人の同意を得ることが難しいときは、本人の同意がなくても個人データを第三者に提供できるとされています（個人情報保護法第27条第1項第2号）。安否が分からない場面は、これに当たると考えられます。
自宅・寮を訪ねるときは2人以上で
電話がつながらず、近くに住んでいる場合は、自宅や寮を訪ねます。
- 2人以上で行き、訪問の日時と様子を記録する
- 郵便物がたまっていないか、明かりがついているかなど、敷地外から分かることを確認する
- 鍵がかかった部屋には、会社の判断で入らない
寮であっても、本人の部屋に勝手に入ったり、私物を動かしたりするとトラブルになります。中で倒れている心配があるときは、自己判断で入らず、警察に相談してください。
警察に相談する
安否が心配なときは、警察に相談します。行方不明者届は家族だけでなく、会社も出せる場合があります。
行方不明者発見活動に関する規則では、届出ができる人に「行方不明者と社会生活において密接な関係を有する者」が含まれています（第6条第1項第5号）。運用上の通達では、その例として「同居人、雇主」が挙げられています。
まずは家族に連絡がつくかを確かめ、家族から届け出てもらうのが基本です。家族とも連絡が取れない場合は、会社から最寄りの警察署に相談してください。
書面で連絡を求める（内容証明郵便）
電話や訪問で連絡がつかないときは、書面で連絡を求めます。内容証明郵便に配達証明を付けると、いつ・どんな内容を送ったかを証明できます。
送り先は、会社に届け出ている住所と、分かっていれば実家などの連絡先です。書面には、次のようなことを書きます。
| 書くこと | 例 |
|---|---|
| 事実 | ◯月◯日から出勤がなく、連絡も取れていないこと |
| お願い | ◯月◯日までに会社に連絡してほしいこと |
| 連絡がない場合 | 就業規則の定めに沿って対応すること |
| 本人のための案内 | 傷病手当金など、本人が使える手続きがあること |
「連絡がないなら解雇する」といった強い書き方は避けます。本人が体調を崩しているかもしれないからです。本人のための案内を入れておくと、連絡のきっかけにもなります。
この間の給与と社会保険料
出勤していない日の賃金は、支払う必要はありません（ノーワーク・ノーペイ）。
一方、社会保険料は在籍している限りかかり続けます。給与が出ないと本人負担分を控除できないため、会社がいったん立て替えることになります。立て替えた金額は記録しておき、連絡がついたときや退職の手続きのときに精算します。
すぐに退職扱いにしない
連絡が取れないからといって、会社の判断だけですぐに退職扱いにすることはできません。退職とするのか解雇とするのかで、必要な手続きが変わるためです。
労働基準監督署が解雇予告の除外を認める基準（昭和23・11・11基発第1637号、昭和31・3・1基発第111号）にも、「原則として二週間以上正当な理由もなく無断欠勤し、出勤の督促に応じない場合」という考え方があります。ここでも、会社が出勤を求めた記録が前提になっています。
どの手続きを取れるかは、就業規則に何が書いてあるかで決まります。まずは自社の就業規則で、無断欠勤や行方不明のときの定めを確認してください。
なお、解雇予告の除外を認める基準の考え方は解雇予告の保護を与える必要のない程度に重大または悪質なものに限られていますので、労働者の責に帰すべき事由により労働者を解雇する場合は、事前に管轄の労働基準監督署にお問い合せのうえ、慎重にご判断いただくようにお願いします。
まとめ
- 最初に確かめるのは安否。「辞めたかどうか」は後で考える
- 連絡は手段を重ね、日時・手段・結果をすべて記録する
- 緊急連絡先・身元保証人への連絡、自宅や寮の訪問、警察への相談を並行して進める
- 書面で連絡を求めるときは、内容証明郵便に配達証明を付ける
- すぐに退職扱いにせず、就業規則の定めを確認する
社員と連絡が取れなくなってから就業規則を読み返し、「行方不明のときの定めがない」と気づく会社は少なくありません。いざというときに会社の対応の根拠になるよう、平時のうちに規則を整えておくことをおすすめします。
