相談窓口、形だけになっていませんか
パワーハラスメントの防止措置は、2022年4月から中小企業も含めてすべての事業主の義務になりました（労働施策総合推進法第30条の2）。相談に応じ、適切に対応するために必要な体制を整えることも、その措置の一つです。
ただ、窓口を設けただけでは十分ではありません。実際に相談が来たときに、誰が、いつまでに、何をするのかが決まっていなければ、窓口は機能しないからです。
この記事では、東豊社労士事務所の「ハラスメント外部相談窓口」がどのような経緯で生まれたのかをお伝えします。
きっかけは、顧問先での窓口導入
始まりは、ある顧問先からのご相談でした。従業員同士のトラブルがこじれ、複数の従業員から社内のハラスメント相談窓口へ頻繁に相談が寄せられて、対応にお困りだったのです。そこで、「顧問社労士として、従業員の相談に直接のってほしい」と打診を受けました。
しかし、会社と顧問契約を結んでいる私が従業員の相談に直接応じると、利益相反の構造になります。そのため、直接の相談対応はお引き受けできませんでした。
その代わりにご提案したのが、あらかじめ相談内容をフォームでお伺いし、その内容をもとに、会社へハラスメント相談対応のポイントや進め方をご指導するという方法です。これが、この相談窓口を開発したきっかけです。
あわせて、窓口の規程と各種様式をそろえ、窓口担当者向けの対応マニュアルも作成しました。
窓口担当者が迷うところ
相談を受ける窓口担当者は、多くの場合、ハラスメント対応の専門家ではありません。そのため、次のような場面で迷いが生じます。
- 心証を伝えてしまう：相談者に「それはハラスメントですね」と言ってしまうと、調査の公平性が損なわれます。窓口担当者が該当性の判断を口にすることは避けなければなりません。
- プライバシーと調査の両立：相談者が同意した範囲でしか情報を共有できません。一方で、名前や内容を伏せたままでは、事実確認や処分に制約が出ます。この点を最初に相談者へ説明しておく必要があります。
- 記録の残し方：聴き取った内容は、取捨選択せずに記録し、本人に確認したうえで厳重に管理します。
- 不利益取扱いと報復の防止：相談したことや調査に協力したことを理由とする不利益な取扱いは禁止されています。関係者による報復や調査の妨害を防ぐ手当ても欠かせません。
こうした注意点は、規程や様式だけでは伝わりません。相談の場面ごとに、何をどの順番で行うのかを示す必要がありました。
設計で大切にしたこと
外部窓口と社内窓口で役割を分ける
ご契約企業様には、専用の相談フォームをご用意します。従業員の方は、Webフォームに入力するか、紙の相談シートに記入してFAXで当事務所に送ることができます。受け付けた内容は会社の社内相談窓口に第1報としてお伝えし、面談の進め方などの初動対応をご案内します。相談者との面談や事実確認は社内相談窓口が行い、当事務所は各段階で助言します。
当事務所は、会社から依頼を受けて窓口業務を支援する立場です。相談者と会社の双方の代理人になることはできないため、助言や資料はすべて会社に向けたものとしています。
相談から再発防止までを7つのステップで示す
- 相談フォームの受付
- 第1報と初動対応の指導
- 社内相談窓口と相談者の面談
- 事実確認調査（被害者、第三者、行為者の順に聴き取り）
- ハラスメントの有無の判定
- 対処方針の決定
- フォローアップと再発防止策
ステップごとに、使う様式と担当者がすべきことを決めています。判断が難しい事案では、社外の専門家の意見を聴くことも流れに組み込んでいます。
こんな会社にご活用いただけます
- 相談窓口は決めているが、相談が来たときの対応手順が決まっていない
- 社内の担当者だけでは、相談しにくいという声がある
- 窓口担当者が、ハラスメント対応に慣れていない
- 相談から調査、判定、再発防止までを、一貫した流れで進めたい
窓口の運用は、就業規則やハラスメント防止規程と合わせて整えるのが確実です。御社の体制に合わせてご提案します。このサービスは、当事務所と労務顧問契約を結んでいるお客様向けです。相談フォームを設置しただけでは定額料金は発生せず、相談があった場合に料金がかかります。
「ハラスメント外部相談窓口」の詳細は、下記のボタンからご確認ください。