【開発ストーリー】「採用関連書式＋採用手続きマニュアルパッケージ」が生まれるまで

新卒と中途で、採用手続きがバラバラになっていませんか

新卒と中途で、採用を担当する部署や手続きの進め方が違う。新卒の一括採用と中途の随時採用を並行して行う会社では、このように採用の流れが分かれることは珍しくありません。

流れが分かれると、渡している書類も少しずつ違ってきます。その違いの中に、法的に見落とせない抜けが潜んでいることがあります。

この記事では、東豊社労士事務所の「採用関連書式＋採用手続きマニュアルパッケージ」がどのような経緯で生まれたのかをお伝えします。

ある顧問先から、採用書式づくりの相談を受けました。その会社では、新卒と中途で担当部署や手続きの流れが違い、新卒には内定の時点で労働条件を示す書類がありませんでした。

ご担当者は「新卒採用のときに、内定通知と労働条件の通知がないのはまずいのではないか」と気づいていました。そこで、内定通知書・労働条件通知書・入社承諾書をそろえて、新卒と中途の手続きを同じ形にしたい、というご相談でした。

ご要望は、作成する書式の名前を挙げたものでした。しかし、書類の流れと、どのステップでどの確認が必要なのかを点検すると、ほかにも必要な書類があることが分かりました。また、手順をマニュアルにしておけば、担当者が変わっても手続きが引き継がれると考えました。

まずは3つの書式をそろえる作業から始めました。ところが作業を進めると、採用の流れそのものに関わる論点が次々に見つかりました。

1. 内定を出すときには、労働条件も示す必要がある

内定の段階で労働契約が成立していると考えられる場合、その時点で労働条件を明示する必要があります。そのため、内定通知書と労働条件通知書は同時に交付できるよう、セットで準備しました。

根拠は労働基準法第15条です。厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署のリーフレット「採用内定時に労働契約が成立する場合の労働条件明示について」でも、採用内定によって労働契約が成立する場合は、内定の時点で労働条件を明示しなければならないとされています。

2. 新卒の「内々定」はなくせなかった

当初は、内々定をやめて新卒も中途と同じ流れにする予定でした。しかし新卒採用では、正式な内定を10月1日以降とする日程が一般的です。そこで新卒は、内々定・内定・入社という段階を残すことにしました。

内々定は、まだ労働契約が成立していない段階です。内々定を取り消す場合の書き方を、就業規則の内定取消事由と同じにすると、契約が成立していたかのように読めてしまいます。そのため、内々定と内定で文言をはっきり分けました。

3. 入社承諾書の「必ず入社します」という文言

もとの入社承諾書には「必ず入社することをお約束いたします」という一文がありました。応募者に入社を強く約束させるように読める表現は、トラブルのもとになりかねません。この文言も見直しました。

結果として、書式は当初の3つから6つに増えました。内々定通知書と内々定承諾書を加え、労働条件通知書は試用期間中の賃金の扱いが違うため、新卒用と中途用に分けています。

書式がそろっても、誰がどの時点で何を渡すのかが決まっていなければ、運用はまた部署ごとにばらばらになります。そこで、書式とあわせて採用手続きマニュアルを作成しました。

マニュアルには、次のような内容をまとめています。

作成の過程で、社内の規程と現在の運用が合っていない箇所も見つかりました。その箇所は一覧にして、規程の見直しを検討いただくための資料としてお渡ししています。

特にこだわったのは、就業規則や関連規程との整合性です。点検してみると、規程と実際の運用で用語が違っていたり、規程に書かれた組織が現在の組織と異なっていたりしました。書式とマニュアルが規程と食い違わないよう、一つずつ照らし合わせながら作成しています。

書式づくりは、就業規則や社内規程との整合を確認しながら進めるのが確実です。御社の採用の流れに合わせてご提案します。

「採用関連書式＋採用手続きマニュアルパッケージ」の詳細は、下記のボタンからご確認ください。

＼貴社の就業規則・諸規程に合わせて作成します／